KSeF działa wtedy, gdy proces jest jasny.

Osoba posiadająca uprawnienie do zarządzania dostępami może przydzielać innym osobom konkretne role, na przykład wystawianie faktur, ich przeglądanie, dostęp do historii operacji lub obsługę dokumentów w imieniu firmy. Zakres powinien odpowiadać rzeczywistym obowiązkom danej osoby. Biuro rachunkowe, które pobiera dokumenty kosztowe, potrzebuje co najmniej prawa do ich przeglądania.

W trybie online faktura jest przesyłana do KSeF w czasie rzeczywistym. Po jej przyjęciu system nadaje numer KSeF i wystawia urzędowe poświadczenie odbioru. Program do fakturowania może być wygodnym interfejsem, ale powinien mieć poprawną integrację z KSeF i umożliwiać kontrolę statusu wysyłki.

Offline24 pozwala wystawić fakturę poza KSeF, na przykład przy problemach z internetem, a następnie przesłać ją do systemu najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Faktura przekazywana nabywcy przed wysłaniem do KSeF musi być odpowiednio oznaczona kodami QR, a do potwierdzenia tożsamości wystawcy potrzebny jest certyfikat typu 2.

Poza obowiązkowym KSeF pozostają między innymi faktury konsumenckie B2C, dokumenty wystawiane w procedurach OSS i IOSS przez podatników korzystających z tych procedur, a także dokumenty, które nie są fakturami, takie jak pro forma, noty obciążeniowe czy dokumenty wewnętrzne. Każdy nietypowy przypadek warto ocenić osobno.

W podstawowym trybie online faktura powinna zostać przesłana w momencie wystawienia. Jeżeli została wystawiona poza systemem w trybie offline24, należy wysłać ją do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Dlatego ważne jest sprawdzanie statusu wysyłki i numeru KSeF, a nie tylko zapisanie dokumentu w programie.

Tak. KSeF nie zmienia ogólnych terminów wystawiania faktur, dlatego data sprzedaży może być wcześniejsza niż data wystawienia. W praktyce trzeba jednak rozróżnić moment utworzenia dokumentu w programie od formalnego wystawienia i przyjęcia go w KSeF. Proces powinien zapewniać terminową wysyłkę oraz kontrolę ewentualnego odrzucenia dokumentu.

Nie należy nadawać fakturze dowolnej, wcześniejszej daty wystawienia. System rejestruje faktyczny moment przesłania dokumentu, a w trybie offline obowiązują odrębne zasady dotyczące daty i terminu dosłania. Data sprzedaży może dotyczyć wcześniejszego okresu, ale nie zastępuje prawidłowej daty wystawienia.

Na taką sytuację należy przygotować procedurę pracy w trybie offline24. Fakturę wystawia się poza systemem zgodnie z obowiązującą strukturą, oznacza wymaganymi kodami QR, a po odzyskaniu dostępu przesyła do KSeF w ustawowym terminie. Certyfikat typu 2 powinien być pobrany i bezpiecznie zapisany wcześniej.

Jeżeli polski podatnik ma obowiązek wystawić daną fakturę w KSeF, dotyczy to również wielu transakcji z kontrahentami zagranicznymi. Ponieważ zagraniczny nabywca nie odbiera jej w polskim systemie, należy udostępnić mu dokument w uzgodnionej formie poza KSeF, na przykład jako wizualizację PDF z odpowiednim kodem QR.

Błędnie wskazanego nabywcy nie poprawia się przez podmianę danych w wysłanym dokumencie. Należy wystawić fakturę korygującą zerującą błędną transakcję, a następnie nową fakturę z poprawnym NIP i danymi kontrahenta.

W KSeF nie wystawia się klasycznych duplikatów, ponieważ dokument pozostaje dostępny w systemie i może zostać ponownie pobrany. Błędy w fakturze naprawia się fakturą korygującą przesyłaną do KSeF. Jeżeli to konieczne, można wystawić kolejne korekty aż do uzyskania prawidłowego rozliczenia.

Ogólne zasady odliczenia VAT pozostają bez zmian: prawo powstaje w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie otrzymania faktury. W przypadku faktury ustrukturyzowanej za dzień otrzymania przyjmuje się dzień nadania jej numeru identyfikującego w KSeF.