Jak wybrać dobre biuro księgowe dla małej spółki w Krakowie?

Wybór biura rachunkowego to decyzja, na której podjęcie warto poświęcić trochę czasu, bo będzie ona miała wpływ na wiele aspektów działalności. Bezproblemowy kontakt, szybka obsługa czy tłumaczenie zawiłości tematów finansów to tylko niektóre z plusów dobrej firmy księgowej. Na krakowskim rynku działa wiele podmiotów oferujących usługi rachunkowe, więc na które z nich warto zwrócić uwagę?

Spis treści:

• Biuro rachunkowe czy doradca podatkowy – co potrzebuje mała spółka?
• Umowa – dokument, który chroni obie strony
• Na co zwracać uwagę przy wyborze biura księgowego w Krakowie?
• Obsługa a cena – jak nie dać się zwieść najtańszej ofercie!
• Zmiana biura – kiedy warto i jak to przeprowadzić?

Biuro rachunkowe czy doradca podatkowy – co potrzebuje biuro księgowe dla małej spółki?

Biuro rachunkowe prowadzi działalność na podstawie wpisu do CEIDG lub KRS i nie wymaga certyfikatu Ministra Finansów. Może prowadzić księgi, ewidencje podatkowe i sporządzać deklaracje.

Usługi doradztwa podatkowego – w tym wydawanie opinii, sporządzanie pism procesowych czy reprezentacja przed organami – są natomiast zastrzeżone dla doradców podatkowych i radców prawnych.

Dla małej lub średniej spółki z o.o. biuro rachunkowe zwykle w pełni wystarcza. Sytuacja komplikuje się przy sporach z urzędem skarbowym, transakcjach restrukturyzacyjnych lub wątpliwościach interpretacyjnych. Warto więc wiedzieć, gdzie kończy się zakres kompetencji biura, zanim pojawi się sytuacja wymagająca specjalistycznej wiedzy.

Umowa – dokument, który chroni obie strony

Treść umowy z biurem rachunkowym determinuje zakres odpowiedzialności zleceniobiorcy. Dobrze skonstruowana umowa zawiera:

• wykaz prowadzonej ewidencji,
• terminy przekazywania dokumentów przez klienta,
• terminy składania deklaracji przez biuro,
• zasady odpowiedzialności za błędy,
• procedurę postępowania w przypadku kontroli podatkowej.

Zapisy ograniczające odpowiedzialność biura do symbolicznych kwot lub wyłączające ją całkowicie w szerokim zakresie są sygnałem, że warto rozważyć inną ofertę. Tak samo brak jakiejkolwiek klauzuli odpowiedzialności.

Na co zwracać uwagę przy wyborze biura księgowego w Krakowie?

Kraków ma dobrze rozwinięty rynek usług rachunkowych. Działają tu i kilkuosobowe biura obsługujące lokalnych przedsiębiorców, i oddziały ogólnopolskich sieci. Przy wyborze warto spojrzeć na takie aspekty, jak:

• doświadczenie branżowe – biuro znające specyfikę działalności budowlanej, gastronomicznej czy e-commerce lepiej oceni ryzyka podatkowe charakterystyczne dla danego sektora,
• system pracy z dokumentami – czy biuro korzysta z elektronicznego obiegu faktur, czy wymaga dostarczania papierowej dokumentacji osobiście,
• dostępność konkretnej osoby – możliwość bezpośredniego kontaktu z księgowym prowadzącym rozliczenia, przypisanym do danej firmy,
• polisa OC – aktualne potwierdzenie zawarcia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z informacją o sumie gwarancyjnej,
•  referencje – opinie klientów o podobnym profilu działalności mają większą wartość informacyjną niż ogólne rekomendacje.

Fizyczna lokalizacja biura ma dziś mniejsze znaczenie niż przed laty. Większość dokumentacji przesyłana jest w formie elektronicznej, a kontakt odbywa się zdalnie. Bliskość geograficzna bywa jednak istotna dla przedsiębiorców, którzy preferują bezpośrednie spotkania przy omawianiu spraw finansowych.

Obsługa a cena – jak nie dać się zwieść najtańszej ofercie!

Niska cena obsługi rachunkowej często oznacza wąski zakres usług, obsługę przez mniej doświadczonych pracowników lub brak czasu na indywidualne podejście do klienta.

Biura, które przyjmują bardzo dużą liczbę klientów przy niskich stawkach, nierzadko ograniczają się do mechanicznego wprowadzania dokumentów i wysyłania deklaracji.

Pytanie o cenę powinno iść w parze z tym, co dokładnie jest w tej cenie zawarte. Czy obejmuje kontakt w bieżących sprawach podatkowych? Czy biuro informuje klienta o zmianach przepisów istotnych dla jego działalności? Czy przygotowuje analizę przed zmianą formy opodatkowania? Odpowiedzi na te pytania mówią więcej o jakości obsługi niż sama stawka miesięczna.

Zmiana biura – kiedy warto i jak to przeprowadzić?

Zmiana biura rachunkowego jest możliwa w dowolnym momencie, z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w umowie. Najlepiej przeprowadzać ją na przełomie roku podatkowego lub po zamknięciu okresu rozliczeniowego – to upraszcza przekazanie dokumentacji. 

Nowe biuro powinno otrzymać kompletną ewidencję za poprzednie okresy, deklaracje podatkowe, informacje o stanie rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym oraz wszelką korespondencję z organami podatkowymi. Zanim podpisze się nową umowę, warto upewnić się, że poprzednie biuro wyda całość dokumentacji bez zbędnych opóźnień. Umowa powinna zawierać zapis zobowiązujący biuro do wydania akt w określonym terminie po jej rozwiązaniu.

Prowadzenie firmy wymaga nie tylko koncentracji na rozwoju biznesu, ale również prawidłowego rozliczania podatków i prowadzenia dokumentacji księgowej. Jeśli szukasz sprawdzonego wsparcia, AMP Consulting specjalizuje się w prowadzeniu księgowości dla spółek z o.o., komandytowych i akcyjnych z Krakowa i okolic.

Autorka

Anna Piątek

Prezes Zarządu i Główna Księgowa AMP Consulting. Ekspertka księgowości spółek z o.o. i komandytowych, członkini Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.