Problematyczny NIP na paragonie

Od stycznia 2020 roku obowiązują nowe przepisy regulujące możliwość wystawiania faktur do paragonów. Aby otrzymać fakturę, sprzedawca będzie musiał umieścić poprawny NIP nabywcy na wystawianym paragonie. Dopiero taki paragon umożliwia nabywcy finalnie uzyskanie faktury. Wydaje się to proste i bezproblemowe, jednak należy uważać na dwie kwestie, które mogą mocno skomplikować ten proces.

Niestety tylko umieszczenie poprawnego numeru NIP na paragonie umożliwi nabywcy otrzymanie faktury. Dlaczego? Tylko poprawny NIP wskazuje jasno na konkretnego nabywcę. Błędny NIP na paragonie uniemożliwi identyfikowanie nabywcy. W przypadku, gdy nabywca poda niepoprawny NIP to bez względu na wielkość tego błędu nie będzie miał możliwości uzyskania faktury. Każda bowiem pomyłka – przestawienie dwóch cyfr lub podanie NIP zupełnie innej firmy (np. spółki przedsiębiorcy zamiast jednoosobowej działalności to błąd wykluczający możliwość wystawienia faktury do paragonu. Należy pamiętać, że nie ma możliwości skorygowania paragonu na przykład notą korygującą, jak ma to miejsce w przypadku faktur. Błąd w NIP dyskwalifikuje ten dokument w biegu po fakturę.

To kwestia problematyczna numer dwa. Samo umieszczenie NIP na paragonie nie wystarczy. Ważne jest miejsce, w którym zostanie on wpisany. NIP musi się znaleźć w części fiskalnej paragonu a nie w stopce (w części niefiskalnej). Kiedy może dojść do umieszczenia NIP nabywcy w niepoprawnym miejscu? Zazwyczaj dzieje się tak kiedy sprzedawca nie dysponuje nowszą kasą umożliwiającą wprowadzenie NIP w części fiskalnej. Wówczas, chcąc działać zgodnie z wymogami, umieszcza NIP w dowolnym miejscu np. na samym dole paragonu obok słowa “Dziękujemy za zakupy”. Takie działanie jest jednak niezgodne z przepisami, a tym samym paragon nie będzie spełniał warunków do otrzymania faktury. Jak wskazuje § 25 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących NIP nabywcy powinien być zawarty w części fiskalnej paragonu, pomiędzy numerem kasy i oznaczeniem kasjera a logo fiskalnym i numerem unikatowym.

Sprzedawcy używający starszych kas nie są na straconej pozycji. Muszą jednak pamiętać, żeby przed wystawieniem dokumentu dowiedzieć się od nabywcy w jakiej roli ten występuje i zgodnie z informacją wystawić albo fakturę albo paragon. Nie będzie bowiem możliwości naniesienia NIP na paragonie w wymaganym przepisami miejscu. W związku z powyższym, wystawiony dokument potwierdzający sprzedaż będzie dokumentem ostatecznym. Co ważne – sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury do paragonu dla klienta prowadzącego działalność, jeśli po prostu nie ma takiej możliwości.W takim przypadku wystawi od razu fakturę. I jest to działanie zgodne z prawem. W przeciwieństwie do wystawiania faktury do niepoprawnego paragonu. Pamiętajmy, że nabywca powinien już przy zakupie wiedzieć czy działa jako konsument czy podmiot prowadzący działalność. A rolą sprzedawcy jest dopasowanie odpowiedniego dokumentu do sytuacji.

Autorka

Anna Piątek

Prezes Zarządu i Główna Księgowa AMP Consulting. Ekspertka księgowości spółek z o.o. i komandytowych, członkini Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.